En estos tiempos que estamos viviendo, obligados a quedarnos en casa por seguridad y preservación de la salud, pero aún trabajando, las reuniones virtuales se han convertido en la principal forma de comunicación entre los equipos de trabajo.

Sin embargo, las reuniones virtuales también plantean problemas. La falta de equipo adecuado, como una buena conexión a Internet, puede provocar retrasos y falta de comunicación entre las partes. Mantenerse concentrado también es un tema. Por eso hemos recopilado algunos consejos para que tus reuniones virtuales con tu equipo de trabajo sean aprovechadas al máximo.

1. Asegúrate de que todos tengan la cámara encendida (no solo usen audio).

Esto asegura que todas las personas en la reunión virtual estén enfocadas y comprometidas. Sin videos, los participantes pueden realizar múltiples tareas o salir de la reunión. Debido a que están «en cámara», la gente tiende a permanecer alerta y concentrada. Obtendrás más productividad cuando todos puedan monitorearse entre sí.

2. Conecta con tu gente con empatía, inteligencia emocional y preocupación genuina.

Las reuniones virtuales a menudo pueden parecer frías y distantes. Para evitar esto, debes mostrar empatía. Está bien mostrar preocupación genuina por ellos. Reconoce a todos los presentes en la sala virtual, no solo al comienzo de la reunión, sino también durante. Deja que todos hablen para que también puedan compartir sus ideas. Cuando se nos permite compartir ideas, percibimos que nuestras aportaciones son valoradas.

3. Asegúrate de preguntar a cada miembro de tu equipo si cuenta con todo lo que necesita.

Y de preguntar sobre cualquier problema que puedan tener. Si bien puede parecer sorprendente, no todos tienen todo lo que necesitan para tener una reunión virtual efectiva. Por ejemplo, si no tienen una computadora de escritorio o una computadora portátil, se verán obligados a usar sus teléfonos, lo que genera más ruido de fondo. El ruido de fondo distrae. Lo más probable es que solo necesiten uno o dos elementos para completar sus configuraciones, como la cámara o un micrófono y auriculares dedicados.

4. Dale oportunidad a cada participante de compartir sus pensamientos.

A pesar de la necesidad de concentrarse en el tema a tratar, asegúrate de dejar que otros compartan sus comentarios. La meta es facilitar la reunión para que todos se mantengan en el tema, pero dando a cada individuo dos o tres minutos para hacer preguntas, plantear inquietudes, proporcionar actualizaciones, etc. De esta manera, se obtienen comentarios de todos, todos participan y se comprometan realmente.

5. Establezcan una agenda antes de la reunión, con un listado de puntos y designa a alguien para vigilar el tiempo.

Para mantenerse concentrados y en el punto, es importante que se establezca una agenda para poder realizar un seguimiento de la reunión. La preparación es la clave. Antes de programar la reunión, asegúrate de tener claro lo que se discutirá y cuánto tiempo le tomará al equipo discutirlo. Establezcan un límite de tiempo para cada tema de discusión. Además, si crees que no podrás realizar un seguimiento, designa a otra persona del equipo para vigilar el reloj, de esta manera podrán concentrarse en que la reunión sea eficiente.

Si bien las reuniones cara a cara aún pueden ser mejores, las reuniones virtuales existen para permitirnos llegar gente en todo el mundo. Estos cinco consejos te ayudarán a garantizar una alta productividad y eficiencia durante tus reuniones virtuales.